Pasos para armar un meetup

La idea de este post es contarles como Meetup.js se organiza internamente de cara a los eventos que hacemos todos los meses. Estos puntos son una guía para las personas que alguna vez me escribieron para que los ayude a guiarse cuando tienen que armar un evento.

Nuestra herramienta principal es Google Drive donde tenemos una carpeta destinada a los eventos y a la que tienen acceso todos los miembros de la organización. De esta manera, la información está disponible para todos en todo momento.

1. PRIMER, PRIMERÍSIMO PASO

Tenemos un spreadsheet llamado Eventos que sirve para llevar un control de las tareas principales que hay que hacer para el evento. Este es un ejemplo de las diferentes columnas que tiene (yo les pido a todos que vayan coloreando de verde a medida que cumplan con los pasos).

LAS IMPORTANTES:

  • Lugar
  • Mes y Día
  • Charla 1
  • Charla 2
  • Host confirmado
  • Fotógrafo
  • Video
  • Donaciones
  • Borrador en meetup.com
  • Evento publicado y comunicado

LAS SECUNDARIOS:

  • Mandar mail a los oradores con info y consejos
  • Mandar form de feedback a los asistentes
  • Mandar mail a los oradores con agradecimiento y feedback de los asistentes
  • Premios entregados
  • Charlas publicadas

2. LUGAR

Si no tenemos determinado el lugar donde se va realizar el meetup del mes, buscamos el contacto de alguna de las empresas que tenemos en otro spreadsheet llamado Sponsors.

Se le envía un mail al encargado del lugar para definir:

  • Fecha
  • Si pueden facilitarnos comida y/o bebida
  • Cantidad de personas que entran en el lugar
  • Materiales para dar charlas (que tipo de puerto de video, salida de audio, etc.)

3. DEFINIR CHARLAS

Cada uno tiene su forma de definir las charlas, nosotros tenemos un repo de GitHub donde podemos ver las propuestas que ya están cargadas, tratamos de elegir entre esas y entre otras personas que estén interesadas en participar. Una vez que tenemos las dos charlas definidas, los contactamos y, previa confirmación de que pueden participar, les enviamos un mail llamado “Mail pedido de charlas para oradores” (Sí, hago muchos templates de mail para que seamos todos prolijitos).

La función de este mail es más que nada pedir la descripción de la charla y la bio de la persona para luego publicar en el evento. En el caso de que tengan las charlas en algún lugar como GitHub, se pueden ahorrar este paso y pedir toda la info ahí.

4. DONACIONES

En el 2017 decidimos ser un meetup solidario por esto pedimos una colaboración a modo de “entrada” y buscamos una ONG a la cual donarla.

Intentamos que las personas de la ONG puedan venir a buscar las donaciones el día del meetup para que después no sea un problema de logística.

Si tenés alguna fundación y/o ONG conocida a la que podamos ayudar no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

5. FOTO Y VIDEO

En el caso de tener alguna persona que esté dispuesta a filmar y/o sacar fotos los contactamos para ver si pueden venir el día del meetup (Nosotros tenemos los datos de contacto en una spreadsheet, obvio).

6. MEETUP.COM

Una vez que tenemos toda la info necesaria de los pasos anteriores podemos armar el evento dentro de Meetup.com. El evento puede ser publicado con más de una semana de anticipación pero recomendamos abrir las inscripciones 5 días antes.

7. LIGHTNING TALKS

Nuestro sistema de lightning talks lo manejamos con un Google Form que lo actualizamos mes a mes y lo ponemos dentro de la descripción del meetup.

Pedimos:

  • Nombre
  • Mail
  • Descripción de la lightning

Para que el evento no sea eterno, en caso de tener más de 3 propuestas, elegimos las primeras en llegar.

8. MAIL A LOS ORADORES

El lunes de la semana del meetup le mandamos un mail a las dos personas que dan charlas. Tenemos un nuevo template que se llama “Mail para oradores”. Este mail les informa sobre Día y hora, dirección del lugar, duración de la charla e intentamos responderles de antemano las preguntas frecuentes que todo orador se hace: ¿Hay internet?, ¿Llevó mi compu?, ¿Tienen adaptadores?, ¿Hay sonido?, ¿Tienen una guía sobre como armar una charla?.

9. LLEGÓ EL DÍA DEL MEETUP

Como organizaste todo tan hermosamente hoy sólo tenés que llegar temprano a la empresa y recibir a la gente. No te olvides de imprimir las listas y tomar asistencia. Esto te va a servir para tener una buena perspectiva de cara a futuros eventos y tener más claro el porcentaje de gente que asiste del total y así poder sumar más el próximo evento.

10. NO TE RELAJES, ¡TODAVÍA NO TERMINASTE!

relajacion

11. FEEDBACK A LOS ASISTENTES Y ORADORES

Dentro de la carpeta de Google Drive tenemos un form llamado “Feedback MeetupJS”. Lo que hacemos es mediante meetup.com enviarle un mail a todos los asistentes para que lo completen. A los oradores les mandamos un mail agradeciendo por la participación y le pedimos feedback del evento y de cómo se sintieron dando la charla.

Una vez que la gente haya completado el formulario de feedback, les compartimos a los oradores individualmente lo que los asistentes comentaron de su charla para que la puedan mejorar en otras oportunidades.

12. SUBIR CHARLAS Y COMUNICAR CHARLAS SUBIDAS

A veces los videos de las charlas necesitan un poco de edición antes de ser publicados a Youtube. Una vez que eso está, se comparte en redes sociales para que todos puedan acceder al contenido.

Está bueno que no pase demasiado tiempo entre el meetup y la publicación de los videos para no perder entusiasmo y que siga siendo una actividad relevante.

13. ¡TERMINASTE DE ORGANIZAR EL MEETUP!

listo

Si tenés dudas o consultas no dudes en escribirme :)

Por Camila Cepeda. Publicado el 19/12/2017.

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